管理会社の管理員・フロントマンの業務内容と大規模修繕での役割とは?

管理会社の管理員・フロントマンの業務内容と役割とは?

【元大規模修繕業界担当者が教える知って得する豆知識-Column.27】

管理業務を管理会社に委託しているマンションには「管理員」と呼ばれ人が派遣されマンションに常駐しています。
以前は「管理人」と呼ばれていましたが、現在は管理員と呼ばれています。
その管理員のほかに、大きなマンションでは「フロントマン」と呼ばれる人も管理会社から派遣されます。

そこで、マンションの管理員やフロントマンがどんな仕事をしているのか知っていますか?
管理員やフロントマンの存在は知っていても実際どんな仕事をしているのかまでは知らない方もいるでしょう。

また、マンションでは一般的に12年周期で大規模修繕工事が行われますが、「管理員やフロントマンは何かしてくれるのか?」と、気になっている方もいるのではないでしょうか。

ということで今回は、マンションに派遣される管理会社の管理員・フロントマンの業務内容や大規模修繕での役割などについてご紹介いたします。

1.マンションに派遣される管理員・フロントマンの業務内容

ほとんどのマンションの1階には「管理員」と呼ばれる人が常駐しているのではないでしょうか。
以前は「管理人さん」と呼ばれて親しまれていました。

管理員は委託している管理会社から各マンションに派遣され、居住者の方にとっては身近な存在ではないでしょうか。
勤務形態も通常は常駐勤務になりますが、マンションによっては住み込み勤務や定期的に勤務するスポット勤務を採用しているケースもあります。

また、規模の大きなマンションでは、管理員とは別に「フロントマン」と呼ばれる社員も派遣されています。
管理員は基本的にマンションに常駐しますが、フロントマンは普通の日は管理会社で仕事を行い、マンションで理事会の総会などの行事があるときだけマンションを訪れます。

1-1.管理員・フロントマンの業務内容

そこで、管理会社から派遣される管理員やフロントマンが実際にどんな業務を行っているのか?疑問がある方も多いのではないでしょうか。ここでは、一般的な管理員とフロントマンの業務内容についてご紹介します。

1-1-1.管理員の業務内容

管理員の方は、常駐、住み込み、スポットと勤務形態が異なることはありますが、一般的に以下の5つの業務に従事しています。
基本的にマンション共用部分の管理業務が主体になります。

業務名業務内容
清掃業務マンション共用部分のエントランスや廊下、階段の建物内部や敷地内のインターロッキングや駐車場、駐輪場といったエリアの掃き掃除・拭き掃除を行います。
また、必要に応じて植栽の水やりなども適宜行っていきます。
点検・巡回業務エントランスや廊下、階段の電球の交換など、建物設備の点検や定期的に巡回チェックして不具合があれば補修を行います。
受付業務居住者からの問い合わせや訪問者の対応を行うとともに、駐車場や駐輪場などの共用施設の使用申込みの受付および管理も行います。
立会い業務自動ドアやエレベーター、機械式駐車場などの設備の定期点検や保守点検の立ち合いやゴミ出しにも立ち合います。
報告業務定期点検や保守点検の実施日の居住者への周知および報告を行います。
また、マンション内の注意やお知らせ、緊急時の連絡なども掲示板などで周知を行います。

このように、管理員はマンション共用部分全般の維持管理を行い、居住者が日々快適な生活を送れるようにしてくれているのです。

1-1-2.フロントマンの業務内容

フロントマンを管理員と思っている方も少なくないと思いますが、全く違う仕事をしています。
管理員は資格がなくてもできますが、フロントマンになるには「管理業務主任者」という国家資格の取得が必要になります。

先程も説明した通り、フロントマンは有事のときだけマンションを訪問して業務を行いますが、それ以外にも以下のような仕事を行っています。

業務名業務内容
事務作業見積もりやプレゼンテーション資料、修繕計画や管理規約の作成および改定、管理組合の活動記録などの書類作成を行います。
理事会・総会の運営サポートマンション内の理事会や総会のスケジュール調整や資料作成、会場の設営など全般の運営サポートを行うほか、実際に出席して議事録などの作成も行います。
折衝業務マンション居住者や近隣住人、自治体との折衝業務も行います。
また、管理費や修繕積立金の滞納者に対しての督促業務も行います。
マネジメント業務マンションに派遣される「管理員」の教育指導をフロントマンが行います。
特に接客マナーに関しては指導を徹底して行っているようです。

以上がフロントマンの主な業務内容になりますが、管理員はマンションの維持管理を行い、フロントマンはどちらかといえばマンション運営に関係する業務を担当しています。

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2.信頼できる管理員・フロントマンのチェックポイント

管理会社から派遣される管理員とフロントマンの業務内容をご紹介しましたが、信頼できる人に担当してもらいたいのは誰でも同じだと思います。

そこで、あまりにも勤務態度が悪いときは管理会社に改善を要求しなければなりません。
ここでは、信頼できる管理員・フロントマンかどうかをチェックするポイントをそれぞれご紹介します。もちろんチェックポイントだけで判断はできませんが、判断材料の一つとしてご活用ください。

信頼できる管理員のチェックポイント

□契約書で決められた業務を正確に行っているか
□身だしなみや業務態度、挨拶はしっかりしているか
□マンション居住者には公平に対応しているか
□コミュニケーションがスムーズにとれるか
□清掃や点検など外部業者が行う作業に立ち会っているか
□地域の緊急時対応マニュアル(避難場所など)は把握しているか
□日頃から気づいた点をこまめに管理組合に報告してくれるか
□フロントマンと連携が取れているか

信頼できるフロントマンのチェックポイント

□マンションの特徴や問題点をしっかり把握しているか
□マンション側からの相談に対して親身になってアドバイスをしてくれるか
□トラブルが発生したときや何か依頼したとき、スピーディーに対応してくれるか
□理事会の総会に常に出席しているか
□現状の管理レベルを上げるための提案力があるか
□管理員に任せきりにせず、日頃から連携を取って各種の業務の立ち合いをしているか

以上、基本的なことばかりです。一度チェックしてあまりにも勤務態度が悪いときは管理会社に改善を要求しましょう。

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3.大規模修繕のときの管理員・フロントマンの役割とは?

ここまで管理会社から派遣される管理員やフロントマンについて紹介してきましたが、大規模修繕のとき何かしてくれるのか疑問がある方もいるのではないでしょうか。

大規模修繕は一般的に12年周期で実施されるマンション最大のイベントです。
建物全体が工事範囲になり、劣化や損傷、不具合を修繕・改修して、マンションの住環境と資産価値の維持・向上を図ります。

そこで、管理員やフロントマンが何か役割を果たしてくれるのか?については、特別何をしてくれるという訳ではありません。

管理員やフロントマンは「管理委託契約書」に則って、日常の管理業務や運営業務を行うのが仕事です。つまり、大規模修繕工事は日常の管理業務や運営業務とは別なものなので、管理委託契約の範囲外ということになります。

しかし、全く何もしてくれないという訳ではなく、工事中の居住者の苦情を施工会社に伝えるなど、簡単な仕事ならお願いはできます。というように、基本的に管理員やフロントマンの仕事と大規模修繕は別なものだということは認識しておきましょう。

4.まとめ

以前は「管理人さん」でしたが、今ではマンションに「管理員」だけでなく「フロントマン」と呼ばれる人も管理会社から派遣されます。

管理員は日常の清掃や保守管理を行い、フロントマンはマンション運営に関わる業務を行います。
そこで、あまりにも勤務態度が悪いときは、管理会社に改善を求めるほか交代を要請する必要があります。

また、大規模修繕のとき特別な役割を果たしてくれる訳ではないのでその点は認識しておきましょう。

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